Как VFS Global из единственного центра в индийском Бомбее превратилась в мирового лидера в сфере визового аутсорсинга

Компания приняла 31-миллионного заявителя в России

Год назад на Каширском шоссе в Москве открылся VFS Global — второй по размеру сервисно-визовый центр в мире и крупнейший в России. За это время он успел обработать десятки тысяч заявок от россиян, выезжающих за рубеж. Всего же количество визовых заявлений по всему миру, обработанных компанией VFS за время существования, к началу этого года превысило отметку в 220 млн, в России — 31 млн. Это крупнейший показатель на международном рынке.

Признание возможностей в сфере визового аутсорсинга

VFS Global — компания, появившаяся в 2001 году как часть международной группы Kuoni, одного из лидеров мирового туристического рынка. Сотрудники компании из первых рук узнавали о проблемах, с которыми в то время сталкивались путешественники, и благодаря этому смогли предложить уникальное решение по процессу оформления виз. VFS Global стала принимать на себя все административные и несудебные задачи этого процесса. Услуга оказалась востребованной, так как позволила клиентам, то есть государствам, сосредоточиться на принятии решений в процессе оформления виз, а именно — выдавать визу или нет.

С тех пор VFS Global значительно вырос и стал крупнейшим в мире центром по визовым и консульским услугам для правительств и дипломатических представительств по всему миру. В настоящее время компания управляет более чем 3400 центрами обработки заявок, которые работают в 150 странах на пяти континентах. На сегодняшний день компания обработала более 220 млн запросов.

Помимо визовых услуг, VFS Global также позволяет правительствам внедрять решения нового поколения в свои общедоступные услуги в более широких областях. К примеру, онлайн-технологии и услуги с использованием биометрии применяются для электронных виз, программ электронного резидентства, видов на жительство и множества других административных решений.

Как функционирует российский офис VFS?

Работа VFS Global в России — пример успешного функционирования глобальной организации в Российской Федерации.

Россия наряду с Китаем, Индией, Ближним Востоком и Африкой представляет собой один из крупнейших рынков по количеству обработанных запросов и операций сети сервисно-визовых центров компании VFS Global. Подразделение VFS Global в России — одно из самых крупных в сети.

Компания начала работать в России в 2006 году. В настоящее время открыты офисы в 70 городах, а штат насчитывает более 1,7 тысячи специалистов и служащих. Российские специалисты, возглавляющие подразделение компании в России, и международный менеджмент руководствуются принципами ведения международного бизнеса.

Какие услуги предлагает компания VFS Global в России?

Самая популярная услуга в России — получение визы для поездки за рубеж. В настоящее время VFS Global в России обслуживает в качестве клиентов правительства 28 стран. Среди них: Австралия, Австрия, Болгария, Венгрия, Вьетнам, Греция, Дания, Новая Зеландия, Ирландия, Исландия, Канада, Литва, Мальта, Нидерланды, Норвегия, Польша, Португалия, Сингапур, Словакия, Словения, Таиланд, Украина, Финляндия, Франция, Хорватия, Чешская Республика, Швеция и Эстония.
Российские граждане могут воспользоваться услугами VFS Global для получения визы в любую из этих стран.

Для удобства заявителей на получение визы год назад компания открыла в Москве большой сервисно-визовый центр на Каширском шоссе, куда можно обратиться за получением визы в 25 стран мира. Новый центр объединил шесть существовавших визовых центров. Сегодня в визовых центрах на Мытной улице и проспекте Мира в Москве ведется прием заявлений на получение визы только в Грецию и Францию.

«Мы постоянно работаем над повышением качества предоставляемых нами услуг и вводим инновационные решения. В течение ряда лет нашей основной целью было оптимизировать процесс подачи заявки, — рассказал исполнительный директор группы региональных центров VFS Global Джитен Вияс. — Создание объединенного визового центра в Москве — значительный шаг к достижению этой цели. Его современная инфраструктура способствует обеспечению соответствия самым строгим требованиям безопасности. Подобные центры приобретают все большую значимость, потому что число посольств, использующих аутсорсинговую модель процесса получения визы, возрастает. Это позволяет им сосредоточиться на своей основной функции — принимать решения по визам».

Центр на Каширском шоссе занимает площадь около шести тысяч квадратных метров. Чтобы избежать очередей, одновременно открыто 214 окон для приема документов, а еще десять — для выдачи паспортов. В центре есть торговые автоматы с едой и напитками и VIP-зал.

Помимо стандартного набора услуг визового центра, компания также предоставляет по желанию заказчика дополнительные услуги. Например, услуга «Виза на вашем пороге» очень популярна в России. Россия является вторым по величине регионом после Китая, использующим эту услугу.

В офисе VFS Global клиенты могут приобрести полис страхования для путешествий, воспользоваться по желанию услугами фотокабины и изготовления копий. Кроме того, для заявителей есть информационный сайт с подробной информацией о правилах подачи виз и кол-центр с информационной поддержкой, включая поддержку по электронной почте.

Являясь международной компанией, VFS Global уделяет большое внимание информационной безопасности. Управление данными осуществляется в соответствии с правилами Европейского союза по защите данных (GDPR) и требованиями Роскомнадзора. Компания не хранит персональные данные клиентов, получивших визы. Вся информация передается непосредственно в посольства, и после подтверждения успешной передачи данных она удаляется из системы.

Технологические разработки и новые услуги

Компания VFS Global вкладывает много финансовых средств и усилий в технологические разработки, в том числе на основе блокчейна и искусственного интеллекта.

Недавно был представлен первый в истории визовых служб чат-бот ViVA (интеллектуальный заявитель, подающий документы на визу в VFS Global). Он обеспечивает круглосуточную помощь заявителям и значительно сокращает время обработки заявок.

По словам Джитена Вияса, использование новых технологий для ускорения и персонализации оформления виз уже значительно изменило качество обслуживания путешественников во всем мире в лучшую сторону.

Во многих странах, прежде всего в Азии, начали работу мобильные центры по приему заявлений на получение визы. Они представляют защищенные микроавтобусы, полностью экипированные оборудованием, необходимым для приема заявлений и взятия биометрической информации, включая фотографии, сканы и отпечатки пальцев. Мобильные центры позволяют разгрузить существующие визовые центры и упростить жизнь тем, кто проживает далеко от центров по приему заявлений на визу.

Согласно Всемирной туристической организации при ООН, количество путешественников в мире выросло за последний год на 4%, а к 2030 году оно достигнет 1,8 млрд. Одним из основных движущих факторов этого роста являются цифровые решения, которые упрощают и ускоряют процессы, связанные с путешествиями.

Они включают в себя электронные визы, которые выдаются непосредственно при прибытии в страну, а также системы быстрого доступа в аэропортах, основанные на сканировании лица или глаз пассажира и взятии его биометрических данных.

Сегодня 44 страны предоставляют электронные визы и иные решения для путешествий, и руководитель отдела цифровой и электронной коммерции VFS Global Бенджамин Бёш уверен, что количество таких стран будет расти из года в год.

«Электронные визы позволяют подавать заявления виртуально, снижая таким образом временные и денежные затраты на этот процесс как для подающей, так и для принимающей документы стороны», — пояснил он.

«Зеленые» инициативы

Еще одна глобальная инициатива компании, которая должна прийти в нашу страну, — это отказ от пластика и осознанное потребление.

В начале этого года визовый центр VFS Global в Дубае полностью прекратил использование одноразовых пластиковых бутылок, тем самым снизив потребление пластика примерно на 50 тысяч бутылок в год.

По словам Джитена Вияса, забота о планете — это естественно для социально ответственной компании. Как один из инициаторов глобальной экосистемы путешествий, VFS Global признает свою ответственность и стремится минимизировать влияние своей работы на окружающую среду.