Сложные времена на рынке — хороший повод заняться оптимизацией бизнеса. Например, выбрать новый офис. Речь может идти и о переезде в другой бизнес-центр с более выгодными условиями, и о выборе новой IT-платформы, такой как Microsoft офис 365 бизнес премиум: подписка на набор услуг и приложений для бизнеса, которую при желании можно приобрести и в рознице, и в виде коробочного продукта.

— Почему именно бизнес премиум, неужели не хватает обычных Word, Outlook и Excel?

— Бизнес премиум — это не просто набор офисных приложений. Это средство организации командной работы, способ управлять распределенным офисом, общаться с клиентами и планировать встречи. Word и Excel там тоже есть, но это базовые приложения, лежащие в основе.

— Какие средства организации командной работы есть в Microsoft Office 365 бизнес премиум?

— Хороший вопрос. Microsoft Teams с нашей точки зрения самое интересное приложение в пакете. В его основе концепция корпоративного чата. Чат может быть групповой и индивидуальный, открытый и только для приглашенных. Но главное — он корпоративный, то есть полностью управляемый компанией и созданный именно для работы в рабочих группах. В качестве гостя с ограниченным доступом к группам и материалам в Teams удобно привлекать клиентов, партнеров и подрядчиков. Провести совещание с заказчиком можно, не выходя из корпоративной системы. Для этого есть все необходимые инструменты. Чаты — это не только слова и картинки, это общие документы, заметки и календари. В одном месте можно хранить все, что нужно для работы над проектом, с доступом с компьютера, через сайт и с мобильного устройства.

— Входят ли в бизнес премиум традиционные инструменты Microsoft Office 365?

— Да, привычная почта и онлайн-хранилище, конечно, входят бизнес премиум. Но нам идея мессенджера, в котором можно послать коллегам картинку, пообщаться по видеосвязи и совместно работать над документами, кажется более современной.

— А новые инструменты для взаимодействия с клиентами в пакете есть?

— Есть, наш любимая программа — Microsoft Bookings: решение для автосалонов и частных клиник, адвокатских бюро и фитнес-центров — любых форм бизнеса, в которых клиент заранее назначает встречу с определенным специалистом. В календаре на сайте компании клиент видит свободные слоты ваших сотрудников и может сам назначить встречу, которая тут же отразится в их корпоративных календарях. Что-то пошло не так? Клиент или специалист могут отменить или перенести встречу, просто переставив ее в Bookings. Система сама сообщит участникам о внесенных изменениях. Для менеджера Bookings удобный инструмент контроля рабочего времени сотрудников и распределения клиентских потоков. Для бизнеса — возможность предложить клиентам удобный способ планировать свое время.

— С какими CRM я могу связать Office 365 бизнес премиум?

— Бизнес премиум может работать с любыми программными платформами, которые поддерживают форматы Microsoft. Но если нужна CRM, проще всего воспользоваться Outlook Customer Manager. Это входящая в пакет надстройка для Outlook, которая добавляет в интерфейс почтового клиента информацию о контакте, с которым идет переписка, включая состояние сделки. Фактически это легкая CRM, которая не требует внедрения и обучения персонала. Менеджер отдела продаж работает в привычном ему интерфейсе, к которому добавились новые функции, облегчающие взаимодействие с заказчиками. А директору по продажам стало проще контролировать работу своих продавцов, просматривая статистику и состояние сделок по отделу.

— Какой эффект может дать переход на новый офис?

— По нашему опыту после внедрения Microsoft Office 365 бизнес премиум возрастает эффективность коммуникаций внутри команды, становятся более прозрачными и удобными отношения с заказчиками, а заказчикам станет удобнее общаться с бизнесом. Microsoft Office 365 бизнес премиум особенно эффективен для удаленной работы и распределенного офиса.

Возможно, после его внедрения можно будет подумать и об оптимизации офисного пространства в бизнес-центре. Решение доступно в розничных сетях и онлайн-магазинах, например «Ситилинк».